Integritetspolicy

Scand’Oc Club – Integritetspolicy

 

ALLMÄNT

Denna policy redovisar den personuppgiftshantering som görs av Scand’Oc Club (nedan kallad Scand’Oc), i vilket syfte den sker, på vilken grund och hur vi gör detta på ett säkert sätt.

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAS OCH VARFÖR

I samband med att du blir medlem samlar Scand’Oc in personuppgifter: nationalitet, namn, adress, e-postadress, samt telefonnummer.

Dessa uppgifter samlas in för att kunna kontakta dig och skicka ut nyhetsbrev och information samt för att få en överblick över våra medlemmar. Registrerad information är också tillgänglig inom Scand’Oc för andra medlemmar via föreningens hemsida, lösenordsskyddad del, och underlättar kontakten mellan medlemmarna.

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OCH PÅ VILKEN GRUND

All behandling av personuppgifter i Scand’Oc sker endast om vi har ett samtycke för att behandla uppgifterna. Detta samtycke sker i och med registreringen där du godkänner integritetspolicyn.

Dina personuppgifter används endast för att hantera ditt medlemskap, för att skicka ut information och att skapa kontaktmöjlighet mellan medlemmar. All insamlad information samlas i vårt medlemsregister. Din e-postadress behandlas i vårt register för utskick av nyhetsbrev och information. Vi har försökt begränsa den insamlade informationen och även att ingen känslig information samlas in vid registreringen. När du registrerar dig bekräftar du att du vill prenumerera på vårt nyhetsbrev och får tillgång till den lösenordsskyddade delen av föreningens hemsida. Du har naturligtvis alltid rätt att begära att bli borttagen som medlem genom att meddela oss.

I de fall Scand’Oc har kontakt med utomstående företag som har tillgång till register med personuppgifter kan vi behöva upprätta separata avtal om hanteringen av uppgifterna (s.k. biträdesavtal).

Borttagning av medlemmar som inte betalat avgiften eller själva bett om borttagning sker vid föreningens revideringstidpunkt för medlemsbetalning eller då begäran om borttagning inlämnats. I vissa fall kan några personuppgifter kvarligga efter att man raderats som medlem. Detta gäller information i bokföringen där namn på betalande personer framgår. Bokföringen och underlag sparas i enlighet med gällande lagar.

Ett godkännande av integritetspolicyn innebär att det vid olika evenemang kan tas bilder som senare kan synas i nyhetsbrev eller hemsida. Dessa bilder kommer dock aldrig av Scand’Oc att delas med andra företag eller föreningar men kommer att ligga kvar i arkiverade nyhetsbrev och hemsidor.

SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Personuppgifterna förvaras i lösenordsskyddade system som endast Scand’Oc och de företag vi har upprättat biträdesavtal med har tillgång till. Om en eventuell incident med personuppgifter skulle förekomma har vi skyldighet att anmäla detta till övervakande myndighet senast inom 72 timmar efter att incidenten upptäckts.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att höra av dig till Scand’Oc för att:

  • få rättelse av dina uppgifter,
  • gå ur föreningen och få personuppgifterna raderade,
  • få reda på vilka personuppgifter vi har sparade om dig,

ANSVAR, ÄNDRINGAR OCH KONTAKT

Föreningen Scand’Oc Club är ansvarig för organisationens behandling av personuppgifter. Ytterst ansvarig för verksamheten är Scand’Oc Clubs styrelse som väljs av medlemmarna på årsmötet.

Denna policy kommer fortlöpande att uppdateras. Vid större förändringar kommer du som berörs att informeras. Frågor om vår integritetspolicy och behandling av personuppgifter skickas lämpligast till föreningens medlemsansvarige, vilken framgår av Scand’Oc Clubs hemsida.

Antagen av Scand’Oc Clubs styrelse den 18 september 2018