Persondatapolicy

ALMENT

Denne policy beskriver den behandling af personoplysninger, som foretages af Scand’Oc Club (i det følgende kaldt Scand’Oc), med hvilket formål, det sker, på hvilket grundlag og hvordan vi gør dette på en sikker måde.

HVILKE PERSONOPLYSNINGER BEHANDLES OG HVORFOR

I forbindelse med, at du bliver medlem, indsamler Scand’Oc personoplysninger: Nationalitet, navn, adresse, E-postadresse samt telefonnummer.

Disse oplysninger indsamles for at kunne kontakte dig og udsende nyhedsbreve og information og for at få et overblik over vore medlemmer. Registreret information er også inden for Scand’Oc tilgængelig for andre medlemmer via foreningens hjemmeside, den password-beskyttede del, og letter kontakten mellem medlemmerne.

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OG PÅ HVILKET GRUNDLAG

Al behandling af personoplysninger i Scand’Oc sker kun, hvis vi har et samtykke til at behandle oplysningerne. Dette samtykke sker i og med registreringen, hvor du godkender persondatapolicyen.

Dine personoplysninger anvendes kun til at håndtere dit medlemskab, for at udsende information og for at skabe kontaktmulighed mellem medlemmerne. Al indsamlet information samles i vort medlemsregister. Din E-postadresse behandles i vort register for udsendelse af nyhedsbreve og information. Vi har forsøgt at begrænse den indsamlede information og også at ingen følsom information indsamles ved registreringen. Når du registrerer dig, bekræfter du, at du vil abonnere på vort nyhedsbrev, og at du får adgang til den password- beskyttede del af foreningens hjemmeside. Du har naturligvis altid ret til at forlange at blive fjernet som medlem ved at meddele det til os.

I de tilfælde, hvor Scand’Oc har kontakt med udenforstående foretagender, som har adgang til registeret med personoplysninger, kan vi være nødt til at indgå separate aftaler om behandlingen af oplysningerne (såkaldt databehandleraftale).

Sletning af medlemmer, som ikke har betalt afgiften eller selv har bedt om sletning, sker på foreningens revideringstidspunkt for medlemsbetaling, eller når anmodning om sletning indleveres. I visse tilfælde kan nogle personoplysninger ligge tilbage, efter at man er blevet slettet som medlem. Dette gælder information i bogføringen, hvor navne på betalende personer fremgår. Bogføringen og bilag gemmes i henhold til gældende love.

En godkendelse af denne persondatapolicy indebærer, at der ved forskellige begivenheder kan tages billeder, som senere kan ses i nyhedsbreve eller på hjemmesiden. Disse billeder vil dog aldrig af Scand’Oc blive delt med andre foretagender eller foreninger, men kommer til at ligge i arkiverede nyhedsbreve og hjemmesider.

BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER

Personoplysningerne opbevares i et password-beskyttet system, som kun Scand’Oc og de foretagender, vi har indgået databehandleraftale med, har adgang til. Hvis en eventuel hændelse med personoplysninger skulle forekomme, har vi pligt til at anmelde dette til den kontrollerende myndighed senest inden for 72 timer, efter at hændelsen blev opdaget.

DINE RETTIGHEDER

Du har ret til at kontakte Scand’Oc for at:

  •  få rettet dine oplysninger,
  •  forlade foreningen og få personoplysningerne fjernet, 
  •  få rede på, hvilke personoplysninger vi har gemt om dig,

ANSVAR, ÆNDRINGER OG KONTAKT

Foreningen Scand’Oc Club er ansvarlig for organisationens behandling af personoplysninger. Særlig ansvarlig for virksomheden er Scand’Oc Clubs bestyrelse, der vælges af medlemmerne på generalforsamlingen.

Denne policy vil løbende blive opdateret. Ved større forandringer vil du, som berøres, blive informeret. Spørgsmål om persondatapolicy og behandling af personoplysninger sendes bedst til foreningens medlemsansvarlige, christer.marseillan@gmail.com

Vedtaget af Scand’Ocs bestyrelse den 18. september 2018