Obligation de confidentialité

Présentation
Nous vous informons du traitement fait par Scand’Oc Club (ci-dessous nommé Scand’Oc), de vos
données personnelles pour satisfaire à cette obligation légale, dans quel but, sur quelle base et
comment nous les traitons d’une façon sécurisée.

Quelles données personnelles sont traitées et dans quel but
En devenant membre, Scand’Oc prend voss données personnelles: nationalité, nom, adresse, e-mail ainsi que le numéro de téléphone.

Ces renseignements sont collectés afin de vous contacter et de vous envoyer des nouvelles et de l’information et pour avoir une vue d’ensemble de nos membres.
L’information enregistrée et aussi accessible aux autres membres du Scand’Oc sur le site de l’association, dans la partie protégée par un code, ce qui s’implifie le contact entre membres.

Traitement des données personnelles et pour quelle raison.
Tout traitement des renseignements personnels se fait seulement si nous avons votre accord pour les traiter. Cet accord se fait à l’enregistrement où vous approuvez l’obligation de confidentialité.

Vos données personnelles s’utilisent uniquement pour traiter votre adhésion, envoyer de
l’information et créer des possibilités de contact entre membres. Toute information collectée se trouve dans notre régistre des membres.Votre e-mail s’utilise pour envoyer lettres de nouvelles et d’information. Nous avons essayé de limiter l’information recueillie et d’éviter qu’aucune information sensible soit prise à l’enrégistrement. Quand vous vous enrégistrez, vous confirmez votre volonté de vous abonner à nos lettres de nouvelles et d’avoir accès à la partie protégée du site de l’association. Vous avez évidemment le droit d’annuler votre adhésion en nous en informant.

Dans le cas où Scand’Oc serait en contact avec des sociétés extérieures ayant des régistres de données personnelles nous pourrions avoir à établir des accords concernant le traitement des données. (accords d’assistance).

La suppréssion de membres n’ayant pas payé la côtisation ou ayant demandé leur annulation d’adhésion, se fait au moment de l’arrêté des comptes, pour les côtisations ou lors de demande d’annulation d’adhésion reçue. Dans certains cas quelques données personnelles restent après radiation du membre. Ceci concerne l’information dans la comptabilité où se trouve les noms des personnes ayant aquitté la côtisation. La comptabilité et les données sont gardées conformément aux lois en vigeur.

L’acceptation de l’obligation de confidentialité implique qu’à certains événements des photos peuvent être vues dans les lettres de nouvelles ou sur le site. Ces photos ne seront jamais partagées par Scand’Oc avec d’autres sociétés ou associations, mais resteront dans les archives.

Protection de données personnelles
Les données personnelles sont gardées dans des systèmes codés accessibles seulement par
Scand’Oc et par les sociétés avec lesquelles nous avons établis des accords d’assistance. Dans le cas
d’un éventuel incident concernant des données personnelles nous avons le devoir dans les 72 heures
après l’incident d’en informer l’autorité de surveillance.
Vos droits
Vous avez le droit de contacter Scand’Oc pour:
   • Corriger vos données.
   • Quitter l’association et radier les données personnelles.
   • Savoir quelles données personnelles vous concernant nous avons gardées.

Responsabilite, modifications et Contact
L’association Scand’Oc Club est résponsable du traitement de vos données personnelles. Le comité
de Scand’Oc Club, élu par les membres à l’assemblée générale est responsable en dernier lieu.
Cette obligation de confidentialité sera en permanence mise à jour. Vous serez informés en cas
d’importantes modifications. Des questions concernant notre obligation de confidentialité et
traitement des données personnelles sont à envoyer au responsable des membres de l’association
que vous trouverez sur le site de Scand’Oc.
Adopté par le comité du Scand’Oc Club le 18 septembre 2018